Mỗi dịp cuối năm, các doanh nghiệp thường bắt đầu chuẩn bị quà Tết để gửi đến nhân viên, khách hàng và đối tác. Đây không chỉ là món quà đầu năm mà còn là cách doanh nghiệp gửi lời cảm ơn sau một năm đồng hành.
Tuy nhiên, với những đơn hàng quà Tết doanh nghiệp có số lượng lớn, việc chuẩn bị thường mất nhiều thời gian hơn so với mua quà cá nhân. Từ lựa chọn sản phẩm, thiết kế hộp, in logo đến đóng gói và giao hàng đều cần được thống nhất trước. Vì vậy, đặt quà Tết doanh nghiệp từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thời gian lựa chọn và chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị.
Trước Tết 3 - 4 tháng: Bắt đầu từ ý tưởng
Khoảng 3 - 4 tháng trước Tết là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp bắt đầu hình dung về món quà mình muốn gửi đi.
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định quà sẽ dành cho ai. Quà tặng nhân viên có thể hướng đến sự thiết thực, gần gũi; trong khi quà dành cho khách hàng hoặc đối tác thường được chú trọng hơn về hình thức và dấu ấn thương hiệu.
Bên cạnh đó, ngân sách và số lượng cũng nên được dự kiến từ sớm. Hai yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn sản phẩm, kích thước hộp và cách thiết kế sau đó.
Khi đã có định hướng ban đầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng trao đổi với đơn vị cung cấp và tìm được phương án phù hợp hơn.
Trước Tết khoảng 3 tháng: Tìm hiểu sản phẩm và nhà cung cấp
Sau khi xác định được nhu cầu, doanh nghiệp có thể bắt đầu tìm kiếm đơn vị cung cấp quà Tết.
Ở giai đoạn này, không nên chỉ xem giá mà cần quan tâm đến chất lượng sản phẩm, mẫu hộp, khả năng đáp ứng số lượng lớn và thời gian hoàn thiện đơn hàng.
Nếu lựa chọn quà Tết theo hướng thiết thực, các loại hạt dinh dưỡng như macca, óc chó, hạnh nhân, hạt dẻ cười hoặc hạt điều có thể được kết hợp trong hộp quà. Xoài sấy và nho khô cũng là những lựa chọn có thể giúp hộp quà thêm đa dạng.
Điều quan trọng là sản phẩm phải phù hợp với ngân sách cũng như đối tượng nhận quà, thay vì cố gắng đưa quá nhiều sản phẩm vào một hộp.
Trước Tết 2 - 3 tháng: Chốt ý tưởng và mẫu hộp
Khi đã có phương án sản phẩm, doanh nghiệp có thể bắt đầu thống nhất mẫu hộp và phong cách thiết kế.
Nếu muốn hộp quà mang dấu ấn riêng, đây là lúc trao đổi về màu sắc, logo, họa tiết và thông điệp Tết. Một số doanh nghiệp lựa chọn phong cách truyền thống với những gam màu đặc trưng của ngày Tết, trong khi một số khác ưu tiên thiết kế hiện đại và tối giản hơn.
Với những đơn hàng có in logo hoặc thiết kế riêng, doanh nghiệp nên dành thời gian xem và chỉnh sửa mẫu trước khi chốt. Việc thống nhất sớm sẽ giúp hạn chế thay đổi vào giai đoạn sản xuất.
Trước Tết khoảng 2 tháng: Duyệt mẫu thực tế
Một bản thiết kế trên máy tính chưa thể hiện hoàn toàn cảm giác của một hộp quà thực tế. Vì vậy, nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên xem mẫu thật trước khi sản xuất số lượng lớn.
Ở bước này có thể kiểm tra kích thước hộp, màu sắc, vị trí logo, cách sắp xếp sản phẩm và tổng thể khi hoàn thiện.
Nếu có chi tiết chưa phù hợp, doanh nghiệp vẫn còn thời gian để điều chỉnh. Đây cũng là một trong những lý do nên đặt quà Tết doanh nghiệp sớm, đặc biệt khi doanh nghiệp có yêu cầu thiết kế riêng.
Trước Tết khoảng 1 - 1,5 tháng: Tiến hành sản xuất và đóng gói
Sau khi mẫu được duyệt, đơn hàng sẽ bước vào giai đoạn sản xuất và hoàn thiện.
Đối với đơn hàng số lượng lớn, thời gian này cần được tính toán cẩn thận để đảm bảo đủ sản phẩm, bao bì và tiến độ đóng gói. Các hộp quà cũng cần được kiểm tra để đảm bảo thành phẩm đồng đều và đúng với mẫu đã thống nhất.
Doanh nghiệp nên giữ liên lạc với nhà cung cấp trong giai đoạn này để nắm được tiến độ thay vì chờ đến gần ngày giao hàng mới kiểm tra.
Trước Tết 1 - 2 tuần: Nhận hàng và kiểm tra
Khi quà đã hoàn thiện, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi trao tặng.
Ngoài việc kiểm tra số lượng, cần chú ý đến tình trạng bên ngoài của hộp, sản phẩm bên trong, thông tin in ấn và cách đóng gói. Nếu quà được chia cho nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc nhóm khách hàng khác nhau, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị danh sách và phương án phân chia từ trước.
Khoảng thời gian 1 - 2 tuần trước Tết giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xử lý nếu phát sinh vấn đề, thay vì phải giải quyết gấp ngay sát ngày nghỉ.
Cận Tết: Giao quà và gửi lời chúc
Sau khi kiểm tra đầy đủ, quà Tết có thể được bàn giao đến nhân viên, khách hàng và đối tác theo kế hoạch.
Với khách hàng hoặc đối tác quan trọng, doanh nghiệp có thể gửi kèm thiệp hoặc lời chúc riêng. Những chi tiết nhỏ này giúp món quà thể hiện được sự quan tâm thay vì chỉ đơn thuần là một phần quà cuối năm.
Đối với doanh nghiệp có số lượng quà lớn, việc hoàn tất khâu giao hàng trước Tết một khoảng thời gian nhất định cũng giúp hạn chế áp lực vận chuyển vào những ngày cận Tết.
Vậy nên đặt quà Tết doanh nghiệp trước bao lâu?
Không có một mốc thời gian giống nhau cho tất cả đơn hàng. Thời gian chuẩn bị còn phụ thuộc vào số lượng, loại sản phẩm, mẫu hộp và yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu là đơn hàng số lượng lớn, doanh nghiệp có thể bắt đầu chuẩn bị trước Tết khoảng 2 - 3 tháng. Khoảng thời gian này tương đối phù hợp để tìm hiểu nhà cung cấp, lựa chọn sản phẩm, thống nhất mẫu và hoàn thiện đơn hàng.
Nếu doanh nghiệp cần thiết kế hộp riêng, in logo hoặc có số lượng lớn, việc chuẩn bị sớm hơn sẽ giúp có thêm thời gian cho khâu thiết kế, duyệt mẫu và sản xuất.
MFOOD - Đồng hành cùng doanh nghiệp chuẩn bị quà Tết
Đối với quà Tết doanh nghiệp, việc chuẩn bị sớm giúp quá trình lựa chọn và hoàn thiện trở nên chủ động hơn.
MFOOD cung cấp các sản phẩm hạt dinh dưỡng và trái cây sấy, có thể kết hợp những loại hạt như macca, óc chó, hạnh nhân, hạt dẻ cười, hạt điều hoặc hạt bí cùng xoài sấy, nho khô để tạo nên những hộp quà phù hợp với từng nhu cầu.
Doanh nghiệp có thể trao đổi trước về số lượng, ngân sách và mong muốn về hộp quà để có thời gian lựa chọn phương án phù hợp.
Chuẩn bị sớm để món quà Tết trọn vẹn hơn
Quà Tết doanh nghiệp thường được đặt với số lượng lớn và có nhiều yêu cầu hơn so với quà tặng cá nhân. Vì vậy, chuẩn bị sớm không chỉ giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn mà còn hạn chế những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện.
Từ lúc hình thành ý tưởng đến khi món quà được trao tận tay người nhận là cả một quá trình. Một timeline rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về ngân sách, sản phẩm, thiết kế và thời gian giao hàng.
Chuẩn bị sớm - lựa chọn kỹ - trao quà đúng lúc, để món quà cuối năm trở thành một lời cảm ơn chỉn chu và ý nghĩa dành cho những người đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt một năm.