Cuối năm là thời điểm nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị quà Tết để gửi đến nhân viên, khách hàng và đối tác. Với những đơn hàng số lượng lớn, việc lựa chọn mẫu quà chỉ là bước đầu tiên. Doanh nghiệp còn cần kiểm tra nhiều yếu tố khác như số lượng, sản phẩm bên trong, thiết kế, logo, chứng từ, đóng gói và giao hàng.
Một checklist rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, kiểm soát ngân sách và đảm bảo các phần quà được giao đúng yêu cầu.
1. Xác định chính xác số lượng quà cần đặt
Trước khi liên hệ đơn vị cung cấp, doanh nghiệp nên xác định số lượng quà dự kiến. Có thể chia theo từng nhóm người nhận như nhân viên, khách hàng, đối tác hoặc đại lý.
Việc thống kê số lượng từ sớm giúp doanh nghiệp dễ tính ngân sách và chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị. Nếu số lượng có thể thay đổi, nên trao đổi trước với đơn vị cung cấp về thời điểm chốt số lượng cuối cùng.
Đặc biệt với đơn hàng lớn, doanh nghiệp nên dự phòng một số phần quà để xử lý trường hợp phát sinh thêm người nhận.
2. Chốt mẫu hộp và sản phẩm bên trong
Sau khi xác định số lượng, doanh nghiệp cần thống nhất mẫu hộp và các sản phẩm đi kèm.
Tùy ngân sách và đối tượng nhận quà, có thể lựa chọn hộp quà gồm các loại hạt dinh dưỡng như macca, óc chó, hạnh nhân hoặc hạt dẻ cười, kết hợp cùng các sản phẩm khác để tạo sự đa dạng.
Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cung cấp xác nhận rõ mẫu đã chọn, số lượng sản phẩm trong mỗi hộp và quy cách đóng gói trước khi sản xuất số lượng lớn.
3. Kiểm tra mẫu thực tế trước khi sản xuất hàng loạt
Hình ảnh thiết kế trên máy tính đôi khi có thể khác với sản phẩm thực tế. Vì vậy, nếu đơn hàng có yêu cầu riêng về thiết kế hoặc đóng gói, doanh nghiệp nên kiểm tra mẫu trước khi tiến hành sản xuất toàn bộ.
Các yếu tố cần xem gồm kích thước hộp, màu sắc, vị trí logo, cách sắp xếp sản phẩm và tổng thể khi hoàn thiện.
Bước này đặc biệt quan trọng với những đơn hàng quà Tết doanh nghiệp có in ấn hoặc thiết kế riêng.
4. Kiểm tra logo và thông tin thương hiệu
Nếu doanh nghiệp muốn đưa logo vào hộp quà, cần thống nhất trước về vị trí, kích thước và cách thể hiện.
Logo không nên được đặt quá lớn làm mất đi tính thẩm mỹ của hộp quà. Ngoài logo, doanh nghiệp có thể đưa thêm lời chúc Tết hoặc thông điệp ngắn gọn để món quà mang dấu ấn riêng.
Trước khi in số lượng lớn, nên kiểm tra kỹ chính tả, màu sắc, kích thước logo và các thông tin liên quan đến thương hiệu.
5. Kiểm tra thông tin và chứng từ sản phẩm
Đây là một trong những bước không nên bỏ qua khi đặt hộp quà Tết số lượng lớn.
Doanh nghiệp nên trao đổi rõ về thông tin sản phẩm, thành phần, nguồn gốc, ngày sản xuất, hạn sử dụng và các chứng từ liên quan nếu cần.
Đặc biệt, khi quà Tết được sử dụng cho khách hàng hoặc đối tác, việc chuẩn bị đầy đủ thông tin giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về nguồn gốc và chất lượng sản phẩm.
6. Thống nhất quy cách đóng gói
Không chỉ kiểm tra mẫu hộp bên ngoài, doanh nghiệp cũng nên thống nhất cách sắp xếp sản phẩm bên trong.
Các sản phẩm cần được bố trí chắc chắn để hạn chế xê dịch trong quá trình vận chuyển. Bao bì bên ngoài cũng cần phù hợp với kích thước và trọng lượng của hộp quà.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn các sản phẩm dễ vỡ hoặc cần bảo quản riêng, nên trao đổi trước với đơn vị cung cấp để có phương án đóng gói phù hợp.
7. Kiểm tra hạn sử dụng và thời điểm sản xuất
Quà Tết thường được đặt trước khá lâu so với thời điểm trao tặng. Vì vậy, doanh nghiệp nên thống nhất yêu cầu về thời gian sản xuất và hạn sử dụng của sản phẩm.
Đây cũng là yếu tố cần kiểm tra khi nhận hàng. Nếu đặt các sản phẩm như hạt dinh dưỡng hoặc trái cây sấy, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin trên bao bì trước khi phân phối đến nhân viên, khách hàng hoặc đối tác.
8. Thống nhất thời gian và địa điểm giao hàng
Đơn hàng số lượng lớn thường không chỉ có một vài thùng hàng nên việc giao nhận cần được chuẩn bị trước.
Doanh nghiệp nên cung cấp chính xác địa chỉ, người nhận, số điện thoại liên hệ và thời gian mong muốn nhận hàng. Nếu giao đến nhiều địa điểm, cần thống nhất rõ số lượng tại từng nơi.
Việc chốt lịch giao hàng sớm cũng giúp hạn chế tình trạng đơn hàng bị dồn vào những ngày cận Tết.
9. Kiểm tra chi phí và các khoản phát sinh
Trước khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá rõ ràng và kiểm tra các khoản chi phí liên quan.
Ngoài giá sản phẩm, có thể phát sinh chi phí thiết kế, in logo, đóng gói riêng, vận chuyển hoặc giao hàng đến nhiều địa điểm. Những khoản này nên được thống nhất từ đầu để doanh nghiệp dễ kiểm soát ngân sách.
Một báo giá rõ ràng sẽ giúp hạn chế những khoản chi phí ngoài dự kiến khi đơn hàng hoàn tất.
10. Kiểm tra hàng trước khi bàn giao
Khi nhận quà Tết số lượng lớn, doanh nghiệp nên kiểm tra một số mẫu đại diện trước khi phân phối.
Có thể kiểm tra số lượng thùng, số lượng hộp, tình trạng bao bì, sản phẩm bên trong, logo và thông tin in trên hộp. Nếu phát hiện sai lệch, nên liên hệ với đơn vị cung cấp càng sớm càng tốt để có phương án xử lý.
Đây là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng, đặc biệt khi quà được trao cùng thời điểm cho nhiều nhân viên hoặc khách hàng.
MFOOD - Đồng hành cùng doanh nghiệp chuẩn bị quà Tết
Đặt quà Tết số lượng lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị từ sớm và thống nhất rõ từng hạng mục. Từ lựa chọn sản phẩm, mẫu hộp đến đóng gói và giao hàng, mỗi bước đều ảnh hưởng đến trải nghiệm khi món quà được trao đến người nhận.
MFOOD cung cấp các sản phẩm hạt dinh dưỡng và trái cây sấy để doanh nghiệp có thể lựa chọn và kết hợp thành những hộp quà Tết doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu. Tùy từng đối tượng và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phối hợp sản phẩm và hình thức đóng gói phù hợp.
Việc chuẩn bị checklist ngay từ đầu cũng giúp quá trình đặt quà rõ ràng hơn, hạn chế sai sót và đảm bảo món quà được hoàn thiện đúng với yêu cầu của doanh nghiệp.
Đặt quà Tết sớm - Chủ động hơn cho mùa Tết
Một đơn hàng quà Tết số lượng lớn cần nhiều thời gian để thống nhất mẫu, chuẩn bị sản phẩm, đóng gói và giao đến đúng địa điểm. Vì vậy, doanh nghiệp nên bắt đầu lên kế hoạch sớm thay vì chờ đến sát Tết mới đặt hàng.
Chỉ cần kiểm tra đầy đủ từ số lượng, mẫu hộp, sản phẩm, logo, chứng từ, đóng gói, hạn sử dụng đến giao hàng và chi phí, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị quà Tết.
Một món quà được chuẩn bị chỉn chu không chỉ giúp doanh nghiệp gửi lời chúc đầu năm mà còn thể hiện sự trân trọng dành cho nhân viên, khách hàng và đối tác.